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Le onze septembre deux mille douze,


A vingt heures,


Les membres fondateurs de l'association dénommée "COMITE DE JUMELAGE FLEURENTIN – C.J.F." se sont réunis dans la salle des bienheureux de leur âge :


Présents :

- Madame Martine LE ROUX

- Madame Joëlle PINET

- Madame Véronique GUILLAUD

- Madame Christiane ETIENNE-PERRAUDIN

- Monsieur Patrick BELUZE

- Monsieur Jean-Marc TISSUT

- Monsieur Claude JACQUET

- Monsieur Hervé GOYON

- Monsieur Christian GUILLAUD


Absents excusés :

- Madame Annie GUALINO

- Monsieur Daniel PERRET

- Madame Catherine RIVOIRE

- Monsieur Emilio RUIZ-COLECHAR

- Madame Pascale JACQUET

- Monsieur Hubert GUIMET



Pour délibérer sur l’ordre du jour suivant :




ORDRE DU JOUR :


  • Bilan du Forum des Associations

  • Manifestations à organiser : Fête de la Bière : 13 octobre 2012

  • Délégation pour BARENGO

  • Accueil délégation d’HERMARINGEN



1/ Bilan Forum des Associations du 9 septembre 2012


Véronique GUILLAUD remercie chaleureusement les membres du Comité de Jumelage Fleurentin présents sur le stand le jour du Forum des Associations et ayant assuré la permanence.


Globalement, et malgré que le forum se soit tenu après la rentrée des classes, la fréquentation a été plus que moyenne, mais ce désintéressement est général car les autres communes ont enregistré elles-aussi une baisse très importante du taux de fréquentation du public sur leur forum.


Le stand du CJF présentait sur un tableau les communes de BARENGO et d’HERMARINGEN, sur un autre tableau les cartes d’Italie et d’Allemagne avec la situation des 2 communes sur la carte.


Sur un troisième tableau, nous avions mis une grande affiche (format A3) pour la Fête de la Bière.


La plupart des personnes ayant fréquenté le Forum ce jour-là ont été abordées par nos soins :


1 – pour leur présenter les résultats de la commission de prospection du CJF

2 – pour leur donner toutes les informations sur les communes de BARENGO et d’HERMARINGEN

3 – pour leur annoncer le calendrier de nos actions : envoi d’une délégation à BARENGO les 27 et 28 octobre 2012, réception d’une délégation d’Hermaringen les 8 et 9 décembre 2012

4- pour leur faire la promotion de notre Fête de la Bière

5 – pour les sonder sur leur souhait.


Globalement, nous avons reçu un très bon accueil du public fleurentin et beaucoup ont manifesté un vif intérêt pour notre ou nos futurs jumelages. Nous avons pris les coordonnées des fleurentins susceptibles de s’investir à nos côtés, et en conclusion nous avons autant de personnes parlant allemand intéressées par un jumelage avec l’Allemagne et autant de personnes italiens intéressés par un jumelage avec l’Italie, ce qui est plutôt positif pour l’avenir.


Par ailleurs, nous avons sollicité Franck DUMONS, l’actuel Président de l’ALF, pour qu’il prospecte auprès de ses membres ceux qui seraient intéressés par la création de cours d’allemand et d’italien.


La Fête de la Bière a eu un écho favorable auprès du public car c’est une 1ère à FLEURIEU. Beaucoup de gens viendront en groupe et souhaitent être assis côte à côte.


Par ailleurs, après une longue conversation avec Gilles MARTIN, notre œnologue fleurentin, sur la Fête du Vin de BARENGO et sur la proposition de cette commune de tenir un stand à cette occasion, celui-ci se propose de nous accompagner pour faire déguster les vins de notre région (Côteaux du Lyonnais, beaujolais …) et pour proposer à la vente certains de ces vins.



2/ Fête de la Bière : 13 octobre 2012


Un tour d’horizon est fait auprès des membres présents :


  • La communication :


Une annonce a été faite dans les Nouvelles Brèves de septembre avec distribution d’un flyer. Une 2ème campagne sera faite avec les Brèves d’octobre.


Le blog : Michel se charge de mettre l’affiche de la FETE DE LA BIERE sur la 1ère page de notre blog.


Les bornes : ALF nous met à disposition ses deux bornes. Jean-Marc les installe dans le village (vers cure + intersection Grande Rue et rue Contamine).


Les affiches : voir pour des affiches plastifiées (outre les bornes, voir autre support)


La banderolle (bâche publicitaire): coût environ 180 €. De l’avis général, c’est le meilleur moyen de communiquer sur l’évènement à l’extérieur. Véronique se renseigne auprès des autres associations et se charge de contacter les différents fournisseurs


  • Les prestations :


Restauration : assurée par Christian SALEMBIER


A été évoqué la possibilité de vendre des hot dog pour les personnes qui n’auront pas réservé de repas mais qui viendraient seulement pour consommer de la bière à la buvette.


Maître chien : Jean-Marc s’est renseigné et a eu un devis pour 240 €. Après consultation auprès des associations et de la Mairie, il n’y pas d’obligation en ce domaine. Les dernières manifestations à l’Espace ont eu lieu sans maître chien. Nous décidons de renoncer au maître chien


Boissons :


Bière : le CELLIER NEUVILLOIS, VACHET et à prospecter BIERE DEPOT à Anse qui propose des bières allemandes : Véronique s’en occupe. L’idée de 2 tireuses à bière est retenue pour offrir 2 sortes de bière.


Vins : pour les vins blancs d’Alsace : feu vert pour acheter du Sylvaner et du Riesling à la Foire des Vins de Leclerc, CARREFOUR ou Auchan : Christian s’en occupe ; pour le vin rouge : Patrick nous fournit en Côtes de Brouilly


Autres boissons : sodas, jus de fruit, eaux minérales : voir qui se chargera des achats (à déterminer lors de la prochaine réunion), sachant que bénéficiant de l’expérience de la buvette de la Fête de la Musique, les achats se feront à LECLERC, idem pour café, sucre, pain (à réserver) et autres divers…


Animation musicale : Véronique présente les différents devis qu’elle a ce jour qui tourne autour de 500 € TTC à 600 € TTC. Il est décidé de privilégier l’animation avec accordéon pour l’apéritif et le repas et CD ou DJ ou chanteur pour la soirée. Une offre correspond mais pas de référence au niveau du groupe. Véronique continue la prospection.


Vaisselle, cafetière, machine à hot dog … : tout sera pris en location auprès du Comité des Fêtes. Christian s’en occupe.


Décoration : rouge, jaune et noir pour l’Allemagne OU bleu et blanc pour la Bavière (non évoquée mais pourquoi pas ?). Hervé propose de solliciter la championne de la décoration : Sophie LE DENMAT pour voir ce qu’elle peut nous proposer. Ceux qui pourront l’aider : merci de nous le dire. Pour ceux qui ont des affiches ou des objets en relation avec l’Allemagne et notamment des caisses de bière, merci de nous faire signe. Nous sommes preneurs.


  • Les tâches


En amont :


Buvette : Michel s’occupe de faire la déclaration d’ouverture de buvette temporaire auprès de la Mairie


Assurances : Véronique s’occupe de demander des devis


SACEM : voir pour payer un forfait à l’année. Véronique les contacte


Inscriptions : Christian enregistre sur EXCEL les inscriptions et les nombres de repas


Restent à se répartir entre nous les tâches suivantes  entre aujourd’hui et JOUR J :


J – 16 :


Affiches et communication : c’est la plus important de nos tâches : faire connaître l’évènement autour de nous.

installer affiches et bâches publicitaires dans FLEURIEU et à l’extérieur. N’hésitez pas à communiquer sur l’évènement et à demander des affiches.

Articles dans le Progrès : Véronique contacte la correspondante


Décoration de la salle : achat à prévoir à LA DEBROUILLE (nappes, serviettes, verres jetables pour l’apéritif, plus déco…) et travail manuel à faire


J – 3 :


Achats : LECLERC + commander pain


Jour J -1


Bière : tireuses et fûts de bière à aller chercher


Boissons : à mettre au frais


Jour J :


Entrée : 2 personnes pour l’enregistrement et remise des tickets repas (1 couleur par menu) ;


Bar : 3 à 4 personnes pour bière et divers + 1 personne pour les hot dog. Voir si on fait 1 caisse avec tickets pour la buvette et les boissons à table


Service  en salle : minimum 8 à 10


Rangement : tous


  • Les réservations


Pour le restaurateur, il nous faudra communiquer le nombre de repas avant le 6 octobre.


Claude doit calculer notre seul de rentabilité pour connaître le nombre minimum de repas que nous devons servir pour amortir le coût de cette soirée.


L’enregistrement des réservations est fait au fur et à mesure par Christian sur EXCEL. Il se charge de récupérer les coupons de réservation à la Mairie.


3/ Délégation à BARENGO


Annie et Daniel n’étant pas présents, nous évoquons l’invitation de BARENGO pour laquelle tous sont favorables d’y répondre.


Hubert GUIMET a été convié à se joindre à la délégation mais préfère nous laisser gérer cette 1ère visite entre nous.


Un sondage est fait auprès des membres présents pour savoir qui serait susceptible de se rendre à BARENGO les 27 et 28 octobre prochains.


Outre Daniel

Annie et son époux


Ont répondu OK :

Hervé et son épouse (qui sera notre traductrice sur place)

Martine et Patrick

Véronique et Christian

Gilles MARTIN (œnologue fleurentin qui nous a proposé de nous accompagner : il apportera avec lui plusieurs vins de la région à faire déguster à nos amis italiens à l’occasion de la Fête du Vin de BARENGO et peut-être un petit stock de producteurs pour la vente). La présence de Gilles a été retenue à l’unanimité compte tenu de la valeur ajoutée qu’il apportera à notre stand de par son métier et ses nombreuses qualités.


Hubert GUIMET nous remettra des étiquettes du Bleu GUIMET pour communiquer sur l’histoire de ce bleu.


Les GUILLAUD pendraient leur voiture : 7 places. Voir Annie et son mari s’ils prennent leur voiture et combien de personnes ils pourraient transporter.


Pour le matériel mis à notre disposition sur place pour un stand, il faudrait sonder nos amis italiens pour nous éviter de transporter trop de choses. A voir avec Daniel.


Par ailleurs, il faudrait interroger nos amis italiens sur l’hébergement sur place et sur ce qu’ils nous proposent (logement chez l’habitant, hôtels, gîtes). Avoir avec Daniel.


Une prochaine réunion devant être programmé semaine 39 dès retour de Daniel et Annie, les questions pratiques seront évoquées à ce moment-là. Pensez d’y convier Gilles MARTIN.



4/ Délégation d’HERMARINGEN


Véronique a eu un mail de M. MAILAENDER, maire d’HERMARINGEN, qui souhaiter sonder ses concitoyens, en vue de cette visite.


Hubert GUIMET commence à organiser leur venue. Il convient donc d’avoir au plus vite une confirmation pour les dates proposées des 8 et 9 décembre 2012.


Véronique se charge de le relancer.



L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 22

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7/9 avril 2017   :    Voyage à Lichtenwald : WE sportif

7 octobre 2017:     Théâtre

9 décembre 2017: Marché de Noël à l' Espace Fleurieu

 

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